PRIVACY – Centro di Medicina Riabilitativa Resegone

INFORMATIVA TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

(ART. 13 E 14 REG. UE 2016/679)

Gentili signori/e,

desideriamo informarvi che il trattamento dei dati sensibili da voi forniti ed acquisiti dal Centro di Medicina Riabilitativa Resegone s.n.c. Di Deo Gustavo, Dallo Flavio, Cariboni Cristiano e Panzeri Alessandra sarà nel rispetto della normativa prevista dal premesso regolamento con le seguenti specifiche:

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – Solo per svolgere attività necessarie per prevenzione, diagnosi, cura, riabilitazione o per altre prestazioni da voi richieste, farmaceutiche o specialistiche.
MODALITÀ DI ACQUISIZIONE DATI – Si tratta dei dati forniti da voi stessi o che sono acquisiti altrove, ma con il vostro consenso, ad esempio in caso di ricovero o di risultati di esami clinici. Anche in caso di uso di computer, adottiamo misure di protezione per garantire la conservazione e l’uso corretto dei dati, nel rispetto del segreto professionale. Sono tenuti a queste cautele anche tutti i professionisti (Fisioterapisti e Medici Specialisti) e le strutture che possono conoscerli.
COMUNICAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DATI – I dati non sono comunicati a terzi, tranne quando sia necessario o previsto dalla legge. Si possono fornire informazioni sullo stato di salute a familiari e conoscenti solo su vostra indicazione. In qualunque momento potrete conoscere i dati che vi riguardano, sapere come sono stati acquisiti, verificare se sono esatti, completi, aggiornati e ben custoditi, e far valere i vostri diritti al riguardo. I dati sono conservati per il periodo necessario all’espletamento dell’attività e comunque non superiore a dieci anni.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO – Il titolare dei trattamento è Deo Gustavo (Data Protection Officer), socio amministratore fisioterapista del Centro Resegone.
DIRITTI DELL’INTERESSATO – L’interessato ha diritto:

– all’accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione al trattamento dei dati;

– ad ottenere senza impedimenti i dati dal titolare del trattamento dei dati in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico per trasmetterli ad un altro titolare del trattamento;

– a revocare il consenso al trattamento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso acquisito prima della revoca;

– a proporre reclamo all’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

Per attività più delicate da svolgere nel vostro interesse, sarà nostra cura informarvi in modo più preciso.

L’informativa verrà consegnata ad ogni nostro singolo paziente in formato cartaceo su esplicita richiesta.

INFORMAZIONI ACQUISIZIONE DEI DATI PERSONALI

PREMESSA: Qui di seguito troverete spiegati i vari passaggi che utilizza lo staff del Centro Resegone per sapere come vengono acquisiti i dati personali dei pazienti, come vengono salvati, come vengono protetti e come vengono cancellati se richiesto dal diretto interessato

LA STRUTTURA HARDWARE E I VARI LIVELLI DI PROTEZIONE

Tutti gli addetti del Centro Resegone, all’infuori del personale addetto alle pulizie,

sono addetti all’uso dei computer o dei tablet o dei cellulari; accedono col

proprio account e hanno vari livelli di accesso al gestionale.

Il responsabile alla sicurezza dei dati è il fisioterapista socio amministratore Gustavo Deo, coadiuvato in caso di bisogno dalla terapista Alessandra Panzeri:

sono i responsabili che hanno impostato utenti, password e livelli di accesso.

Abbiamo due società di consulenza:

la prima società è principalmente hardware e la seconda ci aiuta per il gestionale.

La prima ha avuto il compito di organizzare la rete aziendale interna ai due poliambulatori e tra di loro;

La seconda si occupa della consulenza gestionale più avanzata, quindi va a supporto del responsabile terapista Deo che ha creato il gestionale Resegone e ne fa il mantenimento.

HARDWARE

L’organizzazione dell’hardware è composto da stazioni fisse, soprattutto la reception e l’ufficio segreteria, e da stazione mobili che fanno capo a un server che si trova nella sede legale sito in una cassaforte adatta alla sua protezione.

GESTIONALE

Il gestionale è organizzato in vari file relazionati tra loro. Il filone principale parte da un file “anagrafica”, dove ad ogni paziente o cliente viene dato un codice anagrafico che poi è alla base della cartella clinica potendo individuare in modo certo l’utente. Un altro filone è dato dall’agenda di tutti fisioterapisti e medici che si collega ai vari schedari e alla stessa anagrafica per l’invio anche dei messaggi di promemoria appuntamenti.

Tutti i file sono protetti da password e inoltre il programma server ha i suoi sistemi di protezione avanzata (il programma è organizzato con FileMaker pro che può fornire i dati tecnici di protezione).

Partendo dal codice anagrafico individuale si crea sul server una cartella clinica con denominazione univoca cognome_nome_codanagrafico dove viene inserito tutto ciò che stato scannerizzato col consenso del paziente.

ESAMI DIAGNOSTICI CON IMMAGINI

Inoltre esiste un sistema di acquisizione di esami diagnostici con i dischetti che sono gestiti con un server di nome Osirix. Quest’ultimo programma è in rete tra i due poliambulatori.

DOCUMENTI CARTACEI

Non abbiamo, da quest’anno 2018, cartelle cartacee e quando i pazienti lasciano i loro documenti noi li scannerizziamo e poi, o eliminiamo nel trita foglio, o li restituiamo ai diretti interessati.

E-MAIL

Dal nostro dominio abbiamo creato e-mail personali per ogni utente, questa scelta è stata fatta per creare una comunicazione diretta tra il paziente e il fisioterapista e/o segretaria, il tutto rispettando la privacy. Anche per quanto riguarda le e-mail è possibile richiedere al fisioterapista, o alla segretaria, di cancellarle.

NUMERI DI TELEFONO

Il centro Resegone possiede 3 cellulari mobili, la tecnologia IOS permette di gestire da 3 cellulari la stessa rubrica. Questo permette che cancellando un contatto, se richiesto dal paziente, il contatto verrà poi cancellato automaticamente anche negli altri telefoni.

DATI DEI PAZIENTI

Tutti i dati dei pazienti, o clienti, si trovano sul server e sul Mac della segreteria. Questo sistema è protetto dai backup che, in maniera costante, salvano a doppio livello tutti i dati che sono acquisiti sotto consenso dell’interessato. Questo hardware si trova in una cassaforte, così da proteggere al meglio la vostra privacy.

ELIMINAZIONE DEI DATI

Ogni paziente ha il diritto di richiedere l’eliminazione dei propri dati che sono stati precedentemente acquisiti dal Centro Resegone. Questa richiesta dev’essere scritta su un modulo che abbiamo a disposizione del richiedente.

I dati anagrafici semplici, quindi nome – cognome – data di nascita – luogo di nascita – abitazione e codice fiscale, sono da ritenersi non cancellabili in quanto legati alla fiscalità per gli anni prescritti dalla legge (10 anni). Tutti gli altri dati quali, prescrizioni mediche – esami diagnostici con immagini – etc., si possono cancellare.

Passaggi per l’eliminazione dei dati:

ricercare nel computer cartella clinica del paziente e spostarla nel cestino, entrare nel cestino ed eliminarla definitivamente dall’archivio;
accedere ad osirix, cercare immagini del paziente che richiede l’eliminazione dei suoi dati e, se ci sono, eliminarle;
accedere alla rubrica telefonica, cancellare il numero di telefono se è stato salvato, cancellare eventuali chiamate e/o messaggi sia normali che su whatsapp;
accedere al server di register.it, sito che gestisce il centroresegone.it, eliminare tutte le e-mail sono state inviate/ricevuto al paziente.

In seguito a questi punti verranno eliminati tutti i backup.

Il responsabile della sicurezza dei dati, o chi per lui, farà una certificazione dichiarando la cancellazione dei dati. Verrà poi consegnato al diretto interessato.

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI (DPO)

GUSTAVO DEO

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALIdecreto legislativo nr. 196 del 30 giugno 2003 (codice in materia di protezione dei dati personali)
Ai sensi dell’articolo 13 del decreto legge suddetto, INFORMIAMO che Centro di Medicina Riabilitativa Resegone S.N.C. tratta dati personali comuni di clienti, fornitori e di soggetti
che hanno volontariamente comunicato direttamente o telefonicamente o via posta o via fax o via e-mail i loro dati anagrafici al nostro ufficio commerciale o all’azienda che
esegue il servizio di telemarketing per nostro conto. Secondo la legge indicata (rif. Art.2 – Finalità), Centro di Medicina riabilitativa Resegone s.n.c. garantisce che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, non che della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto e alla protezione dei dati personali.Finalità del trattamento dei dati personaliTutti i dati comunicati dai soggetti interessati,sono trattati esclusivamente per adempimenti connessi all’attività economica dell’azienda, in particolare:

per l’inserimento delle anagrafiche nei database informatici e aziendali;
per la registrazione di statistiche interne;
per la registrazione di schede intervento tecnico per assistenza e/o formazione;
per l’emissione di documenti di trasporto, fatture e note accredito;
per l’emissione di preventivi e offerte ai clienti attivi e/o potenziali;
per l’emissione di richieste preventivi e offerte ai fornitori attivi e/o potenziali;
per la tenuta della contabilità ordinaria e iva;
per la gestione di incassi e pagamenti;
per l’invio di informative commerciali inerenti la propria attività o quella di aziende collegate sempre del settore informatico, ai clienti attivi e/o potenziali;
per lo scambio di comunicazioni inerenti l’attività economica, amministrativa e commerciale dell’azienda-via telefono,posta,spedizioniere,fax,e-mail;
per soddisfare gli obblighi previsti dalle norme di legge ,dai regolamenti,dalla normativa comunitaria, da norme civilistiche e fiscali;

Comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali degli interessati, qualora fosse necessario, potranno essere comunicati anche:

a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;
ai nostri collaboratori, dipendenti, agenti e fornitori , nell’ambito delle relative mansioni e/o di eventuali obblighi contrattuali con loro , inerenti i rapporti commerciali con gli interessati;
a società di factoring, società di recupero credito, società di assicurazione del credito;
alle aziende produttrici e/o concedenti le licenze d’uso degli eventuali servizi/prodotti forniti, esclusivamente quando la comunicazione risulti necessaria all’utilizzo da parte dell’interessato dei servizi/prodotti acquisiti;
agli uffici postali, a spedizionieri e a corrieri per l’invio di comunicazioni e/o materiale ;
ai fornitori di servizi di Unified Messaging via Internet ,quando l’invio di lettere e comunicazioni agli interessati, inerenti le finalità del trattamento, avvengono tramite questo canale;
a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private(studi di consulenza legale,amministrativa e fiscale, studi di consulenza del lavoro per la compilazioni delle buste paga,Uffici giudiziari,Camere di Commercio, Camere ed Uffici del Lavoro, ecc), quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento della nostra attività e nei modi e per le finalità sopra illustrate;
istituti bancari per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dei contratti.

Natura della raccolta e conseguenze di un eventuale mancato conferimento

Il conferimento dei propri dati personali, da parte di soggetti che intendono aprire un rapporto commerciale con la nostra azienda, anche se puramente informativo sulle nostre attività/servizi , è da ritenersi facoltativo, ma il loro eventuale mancato conferimento potrebbe comportare la mancata prosecuzione del rapporto, del suo corretto svolgimento e degli eventuali adempimenti di legge, anche fiscali.
I dati sono conservati presso la sede operativa della nostra società, per il tempo prescritto dalle norme civilistiche e fiscaliLe modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene esclusivamente all’interno della sede CENTRO DI MEDICINA RIABILITATIVA RESEGONE S.N.C. ,utilizzando sia supporti cartacei che informatici, per sia telefonica che telematica, anche attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi, con l’osservanza di ogni misura cautelativa , che ne garantisca la sicurezza e la riservatezza.Titolare del Trattamento dei dati personali

Il Titolare del Trattamento dei dati personali è il CENTRO DI MEDICINA RIABILITATIVA RESEGONE S.N.C. Via Martiri della Libertà ,26 23808 Vercurago Alla data odierna, il Responsabile del trattamento è il sig, Deo Gustavo.

Diritto di accesso ai dati personali

L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali che lo riguardano,anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

l’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione :

dell’origine dei dati personali,delle finalità e modalità di trattamento;
della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2 del dlg. 196/2003;
dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

L’interessato ha diritto di ottenere:

l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge,compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

L’interessato ha diritto di opporsi,in tutto o in parte:

per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
al trattamento di dati personali che lo riguardano ai fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al titolare o ad uno dei responsabili, anche per il tramite di un incaricato , alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo. La richiesta rivolta al titolare o al responsabile potrà essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata,telefax, posta elettronica.